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Veranstaltungsplanung mit dem Etherpad

Für die Planung einer Veranstaltung fallen ja doch recht viele Mails an, in denen die verschiedensten organisatorische Dinge wie z.B. das benötigte Equipment, Zielgruppe, Ablauf, der Aufbau Räumlichkeiten usw. geklärt werden.

Das führt bei mir hin und wieder dazu, dass doch irgendwas schiefgeht, weil das Besprochene irgendwo im Maildschungel verschwunden ist.
Jetzt versuche ich es mal mit einem Etherpad.

Mein Hoster war so freundlich und hat mir für meinen kleinen Versuch ein Pad unter einer Subdomain eingerichtet. Es handelt sich um ein Etherpad Lite, das leider nicht so leicht wie ein WordPress zu installieren ist und wohl auch nicht überall läuft. Generell geht das natürlich auch mit öffentlichen Pads wie z.B. dem medienpad, aber ich hab gerne alles auf meinen Domains laufen.

Wieso ein Etherpad?
Bei Mails nerven mich ein paar Dinge: Bei längerem Mailverkehr muss ich mich durch riesige Signaturen durchwühlen, um an den eigentlichen Inhalt zu kommen. Eine Veranstaltung wird mit verschiedenen Betreffs geplant, sodass ich alles umständlich „absuchen“ muss – manch ein Betreff ist da nicht sehr Hilfreich. Wenn dann noch Dritte involviert sind, wird es noch chaotischer. Der „Antworten an Gruppe“ – Button ist leicht zu übersehen.

Um es einfach zu machen, können natürlich gleich die wichtigsten Dinge zur Veranstaltung in einer ausführlichen Mail abgefragt werden. Toll wäre es natürlich, wenn alle Welt da draußen die Mails per Zitat beantworten würde, dann wäre die Frage-Antwort-Übersicht optimal. Dem ist aber natürlich nicht so. Meistens wird die Mail zur Planung nicht in einem Rutsch beantwortet, sondern nach und nach – was wieder zum Signatur-Wühlen führt.
Natürliche fasse ich die Inhalte der Mail nochmal für mich separat zusammen. Aber manchmal schludere ich halt und mache es nicht.. :-)

Durch ein Pad sind alle beteiligten auf den gleichen stand.

CC-BY Cambodia4kidsorg

CC-BY Cambodia4kidsorg

Ein Formular auf der Webseite, dass die wichtigsten Dinge beinhaltet, kam mir ebenfalls in den Kopf, allerdings ist mir die Handhabung zu umständlich, wenn ich etwas ändern möchte.
Das ist mir zu unflexibel.

Ein Etherpad scheint mir eine gute Lösung zu sein. Gleichzeitig ist das auch eine kleine Dokumentation z.B. eines kurzen Telefonats. Ganz unten im Pad könnte es noch einen Bereich mit offenen Fragen geben.
Alle beteiligten sehen, was benötigt wird. Sogar Dritte können prima mit eingebunden werden.

Derzeit mache ich das mal Testweise bei den nächsten Veranstaltungen. Gefallen wird das sicherlich nicht allen, aber das ist natürlich kein Problem. Mit den E-Mails muss ich mich ohnehin weiterhin herumschlagen.

Die Fragen, die ich ins Pad reinschreibe, habe ich mal in das Medienpad gesteckt. Das ist alles noch in der Entwicklung. Nach den 4 Veranstaltungen bin ich sicherlich schlauer.

http://medienpad.de/p/veranstaltung-orga