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FREIberuflerInnen Tool-Box: Fastbill

fastbill-app-icon

Die nervige Seite der FREIberuflichkeit ist für mich der ganze Papierkram, bzw. war es. Inzwischen habe ich einigermaßen „Spaß“ an der Sache gefunden. Seit gut 3 Monaten verwende ich nun Fastbill, um meine Rechnungen, Angebote zu schreiben und um Projekte zu verwalten. Zeit für ein kleines Résumé.
Bisher habe ich die Rechnungen und Angebote immer mit Office-Lösungen erstellt. Das war mir auf dauer aber zu lästig, weil mir der Zeitaufwand gefühlt zu hoch war und ich keinen richtigen Workflow hatte bzw. entwickeln konnte. Mir fehlte auch eine Übersicht der Einnahmen/Ausgaben und den Überblick der bezahlten und noch offenen Rechnungen. Obwohl ich nicht so viele Rechnungen im Monat schreibe, möchte es ich trotzdem etwas komfortabler.

Nun bin ich ein großer GNU/Linux Freund und muss zugeben, dass es nicht so einfach ist, eine Rechnungssoftware zu finden, für die ich kein Studium benötige und die Optisch auch etwas hergibt. Ich bin auch ziemlich faul und habe keine Lust mich groß in die Software einarbeiten zu müssen. Weiterhin versuche ich alles Synchron zwischen meinem Desktop und dem Laptop zu halten, weil ich z.B. bei schönem Wetter Schriftkram auch mal gerne auf dem Balkon mache. Durch Recherchen bin ich dann auf das Stichwort Online-Rechnung gestoßen und habe viele verschiedene Anbieter gefunden, die die Buchhaltungssoftware über den Browser bereitstellen. Das heißt für mich, ich kann von überall darauf zugreifen und muss mich nicht um Updates & Backups kümmern.

Die meisten Anbieter bieten einen Testzeitraum von 30 Tage an, bei dem man alles in Ruhe ausprobieren kann. Nach etwas lesen und Bilder gucken, habe ich mich entschlossen, Fastbill einfach mal zu testen und bin gleich hängengeblieben. Fastbill bietet verschiedene Tarife, ich nutze den Tarif Complete, der 5,95€ im Monat kostet.

Was kann Fastbill?

Ich kann damit ziemlich einfach Rechnungen schreiben, Angebote erstellen, Ausgaben dokumentieren und meine gesamten Projekte verwalten.

screenshot-dashboard

Der Startbildschirm: Das Fastbill-Dashboard

Dashboard
Nach dem Anmelden begrüßt mich das Dashboard und zeigt mir in der Übersicht:

  • Offene Rechnungen
  • Neue Kunden
  • Neue Dokumente
  • Meine Umsätze
  • Links, um Rechnungen, Angebote zu erstellen oder Ausgaben zu erfassen

Ich finde das alles sehr übersichtlich und optisch ansprechend gestaltet. Dadurch habe ich mich schnell zurecht gefunden.

Kundenverwaltung

screenshot-kundenakte

Kundenakte: Alles in einer Übersicht

Was mit gut gefällt ist die Kundenverwaltung. Lege ich einen neuen Kunden an, finde ich dort gleich eine vorgefertigte Struktur für Rechnungen, Belege, Dokumentationen usw in Form von Ordnern. Ich habe also gleich alle Dokumente an einem Platz. Dazu sehe ich, welche Projekte gerade laufen, wie viel ich schon über den Kunden eingenommen habe und schnell er er seine Rechnungen bezahlt.

Für jeden Kunden kann ich noch individuelle Ansprechpartner festlegen. Es ist auch möglich, Newsletter an die Kunden zu verschicken, mit der Funktion habe ich mich aber noch nicht beschäftigt.

Vorlagen
Für Rechnungen, Angebote usw kann ich mir eigene Vorlagen zusammenstellen, sogar mit eigener Schrift und natürlich mit eigenem Logo. Das geht geht über den Browser und sogar ziemlich fix. Das Einzige, was mich stört: Nicht benötigte Felder werden zwar nicht angezeigt, geben den Platz auf dem Dokument aber nicht frei.  Ich nutze z.B. das Feld Kundennummer nicht. Das Feld steht bei zwischen der Rechnungsnummer und dem Leistungszeitraum. Dadurch habe ich nun einen Freiraum zwischen den beiden Punkten. Das sieht halt einfach doof aus. Da muss ich wohl einfach beim Support nachfragen, den ich bisher noch nicht in Anspruch nehmen musste.

Produkte & Leistungen
Hier kann ich meine ganze Palette an Tätigkeiten hinterlegen und mit einem Preis versehen. Der Preis ist jedoch bei jedem Rechnung und bei jedem Angebot anpassbar.

Angebote & Rechnungen
Die Kernaufgabe der Software. Habe ich Kunden angelegt und meine Produkte abgespeichert geht das erstellen von Angeboten schnell von der Hand. Das selbe gilt für Rechnungen. Aus Angeboten kann ich dann auch direkt Rechnungen erstellen.

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Mit der Rechnungsmaske sind Rechnungen schnell erstellt

Versand
Die Angebote und Rechnungen können entweder per e-Mail oder per Post versendet werden. Für den Postversandt fallen Gebühren an, 90 Cent pro Brief. Ich selbst habe die Funkion noch nie genutzt, da bisher alle meine Kunden mit Rechnungen per Mail einverstanden sind. Es besteht die Möglichkeit, die Rechnungen digital zu signieren, was mit 10 Cent pro Signatur zu buche schlägt. Auch diese Option habe ich bisher noch nicht anspruch genommen, da eine Rechnung auch ohne Signatur gültig ist. Für den Mailversand stellt Fastbill eine nette Oberfläche für den Kunden bereit. Erhält der Kunde eine Mail von mir, ist darin ein Link zu einer Fastbill-Seite mit der Rechnung/Angebot auf der alles direkt gedruckt oder heruntergeladen werden kann. Es besteht auch die Möglichkeit z.B. Paypal direkt zu integrieren, aber das geht mit meinem Paket „Complete“ nicht.

Die Portal-Seite hat aber auch schon zu Verwirrungen geführt, weil nicht ganz klar ist, dass auf den Link geklickt werden muss. Eventuell verzichte ich auch auf sie und verschicke die Rechnung einfach ganz normal als PDF-Anhang.

Natürlich kann ich der Mail einen Text hinzufügen.

Dokumente
Ich habe die Möglichkeit allerlei Dokumente hochzuladen und zuzuordnen. Ich kann Ausgaben,Verträge oder Dokumentationen bestimmten Projekten zuordnen. Alles ist dann schön übersichtlich dem Kunden zugeordnet.

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Dokumentenansicht

Hochgeladene Dokumente werden direkt im Browser angezeigt, leider gibt es keine Texterkennung. Wenn ich also eine Ausgabe hochlade, muss ich den Betrag von Hand eintragen, was ich manchmal doch etwas nervig finde.

Dokumente kann ich hochladen oder per App scannen und zu Fastbill schicken. Für letzteres wird eine kostenpflichtige App benötigt. Das scannen geht aber recht gut und fix. Besonders praktisch finde ich es für z.B. kleinere Belege.

FINARX Scan Pro
FINARX Scan Pro
Entwickler: FINARX GmbH
Preis: 2,84 €

Aber auch hier gibt es keine Texterkennung. Vielleicht kommt das ja irgendwann mal noch.

Zeiterfassung
Fastbill hat eine integrierte Zeiterfassung, die ich noch nicht genutzt habe, da ich für diesen Zweck Clockodo einsetze. Mehr dazu in einem anderen Artikel.

Finanzen
Ein weiterer Punkt ist der Bereich Finanzen. Hier gibt es eine Übersicht aller Einnahmen und Ausgaben. Ich sehe auf einen Blick, wie es um meine Finanzen steht.

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Die Geldströme im Überblick

Was mir hier fehlt, ist eine detaillierte Monatsübersicht. Ich würde gerne wissen, welche Ausgaben und Einnahmen ich z.B. im Mai hatte. Im Moment werden mir nur die zusammengefassten Beiträge angezeigt.

Weiterhin könnte ich das alles direkt in einer Zusammenfassung an meine Steuerberatung schicken, was ich aber nicht nutze.

Fazit
Für mich lohnen sich die knapp 6,- Euro im Monat für Fastbill. Ich habe schnell meine Rechnungen und Angebote geschrieben, sehe immer wie es um meine Finanzen steht und habe alle Unterlagen an einem Platz. Meine 2 Kritikpunkte sind zu verschmerzen, und ich habe mich bisher auch nicht soo sehr intensiv damit beschäftigt, sie zu beheben. Vielleicht habe ich ja Glück und Fastbill betreibt ein Monitoring, sieht meinen Post und hilft mir per Kommentar … ? :-)

Nachtrag (21.07.2013): In den Kommentaren wurde mir geholfen, prima :-) Der Support hat schnell geantwortet, nun sieht die Rechnung auch schick aus. Auch die Übersicht der einzelnen Monate habe ich entdeckt, „Monatsreport“ heißt das Zauberwort.

Quellen der Screenshots: Fastbill-Presskit

5 Kommentare

  1. Hallo Michael,

    danke für den schönen Beitrag. Zu deinen „Kritikpunkten“:

    1. Wegen der Vorlage kannst du dich gerne an unseren Support wenden (support@fastbill.com). Die Kundennummer kann auch aus den feststehenden Texten entfernt und/oder durch etwas anderes ersetzt werden, falls gewünscht.

    2. Zur Monatsübersicht: Im Bereich Finanzen findest du die grobe Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben pro Monat. Um eine Detailansicht zu bekommen, kannst du aber auch die Liste der Einnahmen/Ausgaben filtern nach Monat. In dem Fall würdest du nur die Darstellung für den gewünschten Monat haben.

    Viele Grüße
    Christian vom FastBill Team

  2. Vielen Dank für die schnelle Rückmeldung.

    01. Klingt gut, ich wende mich bei Gelegenheit an den Support.
    02. Okay, probiere ich mal aus.

    :-)

  3. Habe ich schon verknüpft, muss das mal noch genauer austüfteln.
    Beschäftigte mich genauer damit, wenn ich über Clockodo schreibe :-)

  4. Bin seit einiger Zeit als Freiberufler tätig und habe verschiedenste online Buchhaltungsprogramme getestet. Fastbill hat mir für Rechnungsstellung am besten gefallen, jedoch war mir der Funktionsumfang für die Buchhaltung zu wenig. Ich habe nach Alternativen zu Fastbill gesucht und bin auf den BuchhaltungsButler (www.buchhaltungsbutler.de) gestoßen. In Puncto Automatisierung ist das wirklich klasse. Nutze es nun ergänzend zu Fastbill, da ich Fastbill für die Rechnungsstellung nach wie vor liebe ;-)

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